El control y la evaluación

 

CONTROL:

Es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades realizadas se corresponden con los planes, el control también puede utilizarse para evaluar la eficacia del resto de las funciones administrativas: la planeación, la organización y la dirección.

 

Principios.

 Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se relega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

 De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos. Por ello la efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares que permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación, de manera contraria (cuando no es oportuno) carece de validez y reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en lo futuro. Se debe hacer un análisis para establecer medidas preventivas y correctivas.

Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control solo deberá implementarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implementación.

De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

De la función controlada. La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad del control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Importancia y fines.

 El control fundamenta su importancia en:

1.    Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

2.    Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

3.    Determina y analiza rápidamente las causas que pueden generar desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 

4.    Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5.    Proporciona información sobre la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6.    Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores

7.    Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Tiene como fin: Señalar las debilidades y errores a fin de rectificar e impedir que se produzcan nuevamente

LA INFORMACIÓN Y EL CONTROL

En el control los sistemas de información comprenden todos los medios a través de los cuales el administrador se allega los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización. Es trascendental tomar en cuenta la necesidad de la implementación de un sistema de información, ya que muchas veces el deseo de controlar puede generar papeleo excesivo, burocratización y obstaculizar la eficiencia.

 

PROCESOS DE CONTROL

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

 Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas claves de resultados:

1.    Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven también, para seleccionar alternativas de operación financiera futuras.

2.    Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado y la efectividad de las técnicas mercado lógicas.

3.    Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no sólo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas-máquina, horas hombre, etc.

4.    Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.

5.    Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.

6.    Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.

 

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL

Existen 4 factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad

b) Tiempo

c) Costo

d) Calidad Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

Por último, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

 

CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones. Se estudiarán las más usuales.

Control de producción La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende cuatro funciones:

Control de calidad Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo. Cabe indicar que, cualquiera que sea el proceso de fabricación, es imposible lograr una uniformidad absoluta en la calidad debido a que tanto los materiales naturales como los elaborados por el hombre son de calidad variable y, por lo mismo, las normas o estándares deben admitir tolerancias; éstas, a su vez, deben ser específicas, razonables, comprensibles y accesibles. Existen diversas técnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observación hasta técnicas más complicadas como: control estadístico y control por muestreo, mismas que se utilizarán en la empresa dependiendo de su tamaño y características.

Control de inventarios Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite:

a)    Disponer de cantidades adecuadas de materias y / o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.

b)    Evitar pérdidas considerables en las ventas.

c)    Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenad.

d)    Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.

e)    Reducir los costos en: materiales ocioso, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

Por consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados. Este tipo de control protege a la empresa de costos innecesarios por acumulación o falta de existencias en el almacén.

En síntesis, la organización debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la pérdida de un cliente, lo que se traduce en pérdidas financieras.

 

Clases de inventarios

1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.

2. Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.

3. Productos terminados. Son los productos terminados que están listos para su almacenamiento. 4. Partes de la maquinaria y / o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas.

Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, kárdex de entradas y salidas, hasta técnicas más complejas como la investigación de operaciones, las computadoras y métodos matemáticos.

 

Control de la producción:

El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

Existen diversos sistemas de control y planeación de la producción, los que varían de acuerdo al tamaño y la naturaleza del proceso de fabricación. Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:

·         Disminución de tiempos ociosos

·         Reducción de costos

·         Evita demoras en la producción

·         Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes

·         Incrementa la productividad

 

En al planeación y en el control de producción se utilizan: desde técnicas simplificadas como diagramas, gráficos y estudios de tiempos; hasta la aplicación de métodos y modelos matemáticos.

Control de compras:

 Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:

a)    Selección adecuada de los proveedores.

b)    Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.

c)    Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.

d)    Determinación del punto de pedido y de reorden.

e)    Comprobación de precios.

f)     Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

g)    Compras innecesarias, excesivas y caras.

h)    Adquirir materiales de baja calidad.

i)     Retrasos en los programas de producción y otras áreas.

 

CONTROL DE MERCADOTECNIA

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. Comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas en donde se analiza si las metas mercadológicas se han cumplido o no.

Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las campañas publicitarias, por medio de la realización de encuestas. La evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para:

1.    Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.

2.    Desarrollo de planes a corto plazo y mediano plazo.

3.    Evaluación de la efectividad de los vendedores.

4.    Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:

·         Planeación de producción.

·         Inventarios.

·         Compras.

·         Investigación y desarrollo.

·         Tráfico.

·         Innovaciones en planta y equipo.

·         Finanzas: expansiones, fusiones, etc.

·         Determinación de las necesidades de efectivo.

·         Necesidades de planta y de recursos humanos.

 

CONTROL DE VENTAS

 Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el número de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.

CONTROL DE FINANZAS

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que se integran. Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Básicamente, comprende cuatro áreas:

CONTROL PRESUPUESTAL

 Como ya se estudió, los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

Un sistema de control presupuestado debe:

·         Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.

·         Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos.

·         Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las mediadas necesarias para evitar que se repitan.

·         Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.

·         Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.

·         Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes. · Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.

·         Contribuir a lograr las metas de la organización.

 

CONTROL CONTABLE:

Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.

El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones.

El control contable debe:

·         Proporcionar información veraz y oportuna.

·         Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.

·         Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones.

·         Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.

·         Evitar malos manejos y desfalcos.

·         Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.

 

La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta información a través, no sólo de registros, sino de los estados financieros, y de su análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de las razones financieras que son estándares, medidas o indicadores de la situación financiera de la organización.

 Costos:

 Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación. A través de esta información es posible no sólo establecer el precio más adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a pérdidas, mermas, productos incosteables, etc., lo que permite a la gerencia tomar decisiones más racionales.

Auditoria:

 La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:

·         La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.

·         Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente. Como se puede inferir, la auditoria es el “control” aplicado al control financiero y su utilización es trascendental en cualquier empresa.

 

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

 

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.

 Auditoria de recursos humanos:

 Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.

Incluye además la realización del inventario de recursos humanos a través del cual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, características y conocimientos de todos y cada uno de los integrantes de la empresa.

EL PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL

garantiza que una empresa logre lo que se propuso llevar a cabo. Compara el rendimiento con los resultados deseados y proporciona la retroalimentación necesaria para que la administración evalúe los resultados y tome medidas correctivas, según se requiera. Este proceso es visto como un modelo de retroalimentación de cinco pasos, como ilustra

1. Determinar lo que se medirá: los administradores de alto nivel y los administradores operativos necesitan especificar los procesos y resultados de implementación que se deben supervisar y evaluar. Los procesos y resultados se deben medir de manera razonablemente objetiva y congruente. El enfoque se debe centrar en los elementos más importantes de un proceso, es decir, en los que justifican la mayor proporción del gasto o el mayor número de problemas. Se deben encontrar medidas para todas las áreas importantes, sin importar la dificultad.

 2. Establecer estándares de rendimiento: los estándares que se usan para medir el rendimiento son expresiones detalladas de objetivos estratégicos. Son medidas de resultados de rendimiento aceptables. Cada estándar incluye generalmente un margen de tolerancia que define las desviaciones aceptables. Los estándares se establecen no sólo para el resultado final, sino también para las etapas intermedias del resultado de producción.

MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO

 

El rendimiento es el resultado final de una actividad.

Las medidas que se seleccionarán para evaluar el rendimiento dependen de la unidad organizacional que se evaluará y los objetivos a lograr. Los objetivos que se establecieron anteriormente en la etapa de formulación de la estrategia del proceso de administración estratégica (la gestión de la rentabilidad, la participación de mercado y la reducción de costos, entre otros) se deben usar ciertamente para medir el rendimiento corporativo después de implementar las estrategias.

Principales medidas de rendimiento divisional y funcional

Las empresas usan diversas técnicas para evaluar y controlar el rendimiento de divisiones unidades estrategias de negocios (UEN) y áreas funcionales sí una corporación está integrada por UEN O divisiones utilizará muchas de las mismas medidas de rendimiento que usa para evaluar el rendimiento corporativo general en la medida en que pueda aislar unidades funcionales políticas

La corporación podrá desarrollar centros de responsabilidad también usará medidas funcionales típicas como participación de mercado y santas por empleados mejor conocidos como marketing costos unitarios y porcentaje se defectos operaciones o porcentaje de ventas de nuevos productos, número de patente, rotación satisfacción en el empleo.

 

TIPOS DE AVALUACIÓN.

 

Evaluación de la actuación:

Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, pérdidas, por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.

Los anteriores factores se determinan con base en registros estadísticos y se comentan con los supervisores; sirven, a su vez, como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminándose, así, conflictos y apreciaciones subjetivas.

Evaluación de reclutamiento y de selección:

Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:

·         Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa.

·         Retiros y despidos (las causas que los provocan).

·         Evaluación de capacitación y desarrollo:

·         Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:

·         Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento.

·         Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los cursos de capacitación.

 

Evaluación de la motivación

Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de:

·         Encuestas de actitud.

·         Estudios de ausentismo, retardos y rotación.

·         Frecuencia de conflictos.

·         Buzón de quejas y sugerencias.

·         Productividad.

 

Evaluación de sueldos y salarios:

Responde a la pregunta “¿son los salarios de la empresa equitativos y justos?”. Algunas de las medidas más usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control:

·         Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares.

·         Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.

·         Conflictos saláriales.

·         Presupuestos de salarios.

·         Evaluación de puestos.

 

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.

La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:

·         Índices de accidentes.

·         Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.

·         Análisis de ausentismo.

·         Sugerencias y quejas.

·         Estudios de fatiga.

Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cuál departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas variarán de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.

 

Fuentes

http://ipsp.edomex.gob.mx/pga/rer/3_diplomados/d2_dga/proceso-admvo-control.pdf

http://recursosbiblio.url.edu.gt/Publi/Libros/ADMestrategicaypolitica/11.pdf

https://www.youtube.com/watch?v=5x9gaUMIxPo

https://www.youtube.com/watch?v=egfuYQrI-MY